Największe koszty floty nie zawsze widać na fakturze paliwowej

Na jednej fakturze widać cenę paliwa, ale nie widać kilometrów przejechanych bez ładunku, korków ani czasu straconego na dodatkowy zjazd do stacji. Właśnie z takich pozornie niewielkich wydatków powstaje duża część budżetu transportowego. Firmy z Łodzi i innych miast mogą ograniczać te straty, jeśli zestawią dane z tankowań, tras, opłat drogowych i pracy kierowców. Nie chodzi o tworzenie kolejnych tabel, lecz o szybkie wychwytywanie odchyleń i reagowanie na ich przyczyny.

• Pierwsze dane pokazują, gdzie znika budżet transportowy
• Cena na pylonie nie mówi jeszcze, ile kosztuje tankowanie
• Odchylenia w spalaniu dają sygnał do szybkiej kontroli

Pierwsze dane pokazują, gdzie znika budżet transportowy

Kontrolę kosztów warto zacząć od rozdzielenia wydatków na stałe kategorie. Paliwo jest jedną z najważniejszych, jednak sama kwota z faktury nie wyjaśnia, dlaczego rachunek rośnie. Trzeba zestawić ją z liczbą przejechanych kilometrów, średnim spalaniem, masą ładunku, przebiegiem trasy oraz miejscem tankowania.

Pomocne mogą być karty paliwowe, które porządkują informacje o tankowaniach w jednym systemie. Dzięki temu łatwiej porównać pojazdy, sprawdzić częstotliwość zakupów paliwa i zauważyć, czy kierowca nie zjeżdża z zaplanowanej trasy tylko po to, by zatankować. Taki zjazd może oznaczać nie tylko dodatkowe kilometry, lecz także czas pracy i większe zużycie paliwa.

Osobno należy analizować opłaty za przejazd drogami objętymi mytem lub winietami. Zgodnie z informacjami oficjalnego serwisu e-TOLL wysokość opłaty zależy między innymi od dopuszczalnej masy całkowitej albo masy zespołu pojazdów, klasy emisji oraz rodzaju drogi. Kierowca nie jest więc w stanie ocenić całego kosztu przejazdu wyłącznie na podstawie długości trasy.

Problemem bywa również rozproszenie danych. Gdy faktury, raporty z tras i informacje o pojazdach znajdują się w kilku niezależnych systemach, część czasu administracyjnego znika na ich ręczne porównywanie. Jedno zestawienie nie musi obejmować wszystkiego, ale powinno pozwalać szybko sprawdzić, skąd wzięła się różnica między planowanym a rzeczywistym kosztem.

Cena na pylonie nie mówi jeszcze, ile kosztuje tankowanie

Najniższa cena litra paliwa nie zawsze oznacza najtańszy zakup. Jeśli kierowca musi zjechać z głównej trasy, firma płaci także za dodatkowy dystans, czas oraz paliwo zużyte podczas dojazdu. Przy dużej liczbie pojazdów nawet niewielkie różnice powtarzane przy każdym tankowaniu mogą wyraźnie zmienić miesięczny bilans.

Dlatego punkty tankowania warto wybierać przy głównych trasach i wcześniej ustalać dla nich alternatywy. Kierowca nie musi wtedy szukać stacji w ostatniej chwili, a firma może porównywać całkowity koszt operacji, a nie tylko cenę widoczną przy dystrybutorze. W transporcie międzynarodowym znaczenie ma także to, czy dana stacja może obsłużyć ciężarówkę i czy znajduje się na kierunku przejazdu.

E100 informuje, że jego sieć obejmuje ponad 20 tysięcy stacji w 32 krajach, w tym ponad 4 tysiące w Polsce. Dla przewoźników realizujących kursy na wielu kierunkach szeroka dostępność punktów może ograniczać konieczność przypadkowego wyboru stacji położonej poza trasą.

Podobnie trzeba patrzeć na samą trasę. Krótszy wariant może prowadzić przez płatny odcinek, powodować większe ryzyko korków albo wymuszać postoje. Nieco dłuższa droga może okazać się tańsza, jeśli pozwala utrzymać płynniejszy przejazd i dowieźć ładunek w przewidywalnym czasie. Ostateczne porównanie powinno obejmować:

• opłaty drogowe,
• zużycie paliwa,
• czas przejazdu,
• ryzyko opóźnień,
• masę pojazdu i klasę emisji.

W Polsce do takich kalkulacji trzeba dopisywać aktualne zasady e-TOLL. Od 1 stycznia 2026 roku obowiązują zaktualizowane stawki opłaty elektronicznej dla pojazdów ciężkich. Przy większej flocie nawet niewielka zmiana stawki za kilometr może wpłynąć na miesięczne wydatki, dlatego planów przejazdu nie warto opierać na danych sprzed roku.

Odchylenia w spalaniu dają sygnał do szybkiej kontroli

Podstawowym wskaźnikiem może być koszt paliwa na 100 kilometrów. Sam wynik będzie jednak mylący, jeśli firma porówna ciągnik jadący z ciężkim ładunkiem przez górzysty teren z pojazdem wykonującym lżejszy kurs po płaskiej trasie. Sens mają zestawienia samochodów pracujących w podobnych warunkach.

Warto obserwować przede wszystkim odchylenia od dotychczasowych wyników. Jeżeli pojazd przez kilka tygodni zużywa podobną ilość paliwa, a następnie spalanie rośnie o kilkanaście procent, należy sprawdzić możliwe przyczyny. W grę może wchodzić zmiana trasy, większa masa ładunku, korki, styl jazdy albo stan techniczny samochodu. Sam wzrost nie przesądza jeszcze o usterce, ale pozwala skierować uwagę tam, gdzie potrzebna jest kontrola.

Nie wszystkie tankowania wymagają codziennego analizowania. Efektywniejszy może być tygodniowy przegląd wyjątków i miesięczne zestawienie całej floty. W ten sposób firma skupia się na zdarzeniach odbiegających od normy, zamiast gromadzić raporty, z których nikt później nie korzysta.

Oszczędności można szukać również w organizacji pracy i utrzymaniu pojazdów. Tankowanie połączone z zaplanowanym postojem eliminuje dodatkowy zjazd. Prawidłowe ciśnienie w oponach ogranicza niepotrzebne zużycie paliwa, a wyłączanie silnika podczas postoju, gdy nie jest potrzebny, zmniejsza spalanie. Znaczenie mają także regularne przeglądy układu napędowego i hamulcowego.

Same dane nie zmienią wyniku, jeśli nie zostaną omówione z kierowcami. Informacja o poprawie spalania po zmianie stylu jazdy pokazuje, które zachowanie przyniosło efekt. Polecenie, by „zejść z kosztów”, bez wskazania przyczyny i sposobu działania, nie daje podobnej wiedzy.

Prosty system kontroli może obejmować pięć podstawowych wskaźników:

• koszt paliwa na 100 kilometrów,
• rzeczywiste spalanie,
• koszt opłat drogowych na trasę,
• liczbę kilometrów przejechanych bez ładunku,
• odchylenia od zaplanowanej trasy.

W razie potrzeby można dodać postoje i koszty serwisowe. Raz w miesiącu warto wybrać trzy największe odchylenia i ustalić, z czego wynikały. Jedno może być skutkiem wyjątkowej sytuacji na drodze, ale powtarzający się schemat będzie sygnałem do zmiany trasy, punktu tankowania, harmonogramu serwisu albo organizacji zleceń.

Taki rytm pracy pomaga przełożyć dane na decyzje. Niższy koszt kilometra nie powstaje zwykle dzięki jednej spektakularnej zmianie, lecz dzięki powtarzalnemu ograniczaniu zbędnych kilometrów, postojów, zjazdów i nieplanowanych wydatków.

na podstawie: Urząd Miasta Łodzi.