B2B pod lupą inspektorów. Małe firmy mogą mieć mniej czasu na reakcję

Ponad sto kontroli dotyczących kontraktów B2B już się rozpoczęło, a Państwowa Inspekcja Pracy wydała dziesiątki poleceń potwierdzenia zatrudnienia na etacie. Nowe uprawnienia pozwalają inspektorom szybciej reagować na sytuacje, w których dokument nie zgadza się z codziennym sposobem pracy. Dla przedsiębiorców z Łodzi i województwa łódzkiego szczególnie ważne jest to, że kontrola nie musi zacząć się od dużej firmy. Mniejszy pracodawca może mieć mniej czasu na uporządkowanie dokumentów i wyjaśnienie modelu współpracy.

Od 8 lipca 2026 roku okręgowy inspektor pracy może stwierdzić istnienie stosunku pracy w drodze decyzji administracyjnej. Nie musi najpierw kierować sprawy do sądu. Przepisy dotyczą sytuacji, w których umowa cywilnoprawna albo kontrakt B2B formalnie nie odpowiada warunkom, na jakich dana osoba rzeczywiście wykonuje obowiązki.

Dane Państwowej Inspekcji Pracy pokazują, że nowe rozwiązanie zaczęło być wykorzystywane. Do połowy sierpnia przeprowadzono ponad 100 kontroli dotyczących zastępowania umów o pracę umowami cywilnoprawnymi. Zakończono 35 z nich, a inspektorzy wydali 121 pisemnych poleceń potwierdzenia zatrudnienia na podstawie umowy o pracę. Od 8 lipca do 13 sierpnia do PIP wpłynęło 690 skarg dotyczących nieprawidłowego wyboru formy zatrudnienia. Od początku roku było ich 1794, wobec 619 w analogicznym okresie rok wcześniej.

• O formie zatrudnienia decyduje codzienna praca, nie nazwa umowy
• Mały pracodawca nie musi być ostatni w kolejce do kontroli
• Przekształcenie B2B w etat może podnieść koszty
• Audyt obejmuje grafiki, polecenia i sposób rozliczania obecności
• Dane z ZUS i KAS mogą zmienić typowanie firm

O formie zatrudnienia decyduje codzienna praca, nie nazwa umowy

Sama umowa B2B nie jest zakazana. Może być prawidłowym rozwiązaniem, jeżeli przedsiębiorca rzeczywiście świadczy usługi jako niezależny podmiot i ponosi związane z tym ryzyko. Podczas kontroli inspektorzy sprawdzają przede wszystkim sposób wykonywania obowiązków.

Znaczenie mają między innymi:

• ustalanie godzin pracy,
• wydawanie bieżących poleceń,
• możliwość zastąpienia wykonawcy przez inną osobę,
• odpowiedzialność za organizację pracy,
• ponoszenie ryzyka gospodarczego.

Olga Szczepańska, analityczka biznesowa w Symfonii, zwraca uwagę, że nie każdy kontrakt B2B ani każda umowa zlecenia oznacza naruszenie przepisów.

„Największe ryzyko dotyczy relacji, w których forma prawna wyraźnie rozmija się z codzienną praktyką”.

Pierwsze interpretacje indywidualne Głównego Inspektora Pracy pokazują, że ocena zależy od konkretnych warunków współpracy. Od 8 lipca wydano siedem takich interpretacji. W dwóch przypadkach uznano, że właściwa jest umowa cywilnoprawna. W pięciu opisane warunki wskazywały na istnienie stosunku pracy.

Mały pracodawca nie musi być ostatni w kolejce do kontroli

Właściciele niewielkich firm mogą zakładać, że inspektorzy najpierw zajmą się dużymi organizacjami. Rafał Szostak, architekt rozwiązań biznesowych w Symfonii, ocenia jednak, że rozbudowana firma ma zwykle większe zaplecze prawne, doświadczenie w sporach i zasoby potrzebne do obsługi kontroli.

W małym przedsiębiorstwie postępowanie może przebiegać szybciej, a dokumentacja dotycząca współpracy bywa mniej uporządkowana. Dlatego szczególnej uwagi wymagają firmy usługowe, handlowe, produkcyjne i gastronomiczne. PIP otrzymuje również zgłoszenia dotyczące pracy za pośrednictwem platform oraz ochrony. Są to branże obecne także w gospodarce Łodzi i regionu.

„Paradoksalnie to właśnie mniejsze firmy powinny potraktować przygotowanie do kontroli jako zadanie pilne, a nie odłożone na później”.

Dla przedsiębiorcy oznacza to konieczność porównania zapisów umowy z codziennymi procedurami. Jeżeli osoba na B2B ma narzucony grafik, stałe godziny, obowiązek raportowania obecności i wykonuje polecenia tak samo jak pracownicy etatowi, sam tytuł kontraktu nie będzie wystarczającą ochroną.

Przekształcenie B2B w etat może podnieść koszty

Zmiana umowy wpływa nie tylko na dokumentację. Trzeba również policzyć koszt zatrudnienia. Rafał Szostak wskazuje, że punktem wyjścia w rozmowach z wykonawcą pozostanie zazwyczaj dotychczasowa wartość netto kontraktu. Po ubruttowieniu wynagrodzenia i doliczeniu obciążeń po stronie pracodawcy całkowity koszt może wyraźnie wzrosnąć.

Część firm nie będzie w stanie pokryć tej różnicy z własnej marży. W konsekwencji dodatkowe koszty mogą zostać uwzględnione w cenach usług i towarów.

Za zawarcie umowy cywilnoprawnej w sytuacji, w której powinna zostać podpisana umowa o pracę, grozi grzywna od 2 tys. do 60 tys. zł. Do 8 lipca 2027 roku obowiązuje jednak okres naprawczy. Dobrowolne zawarcie umowy o pracę przed tą datą wyłącza odpowiedzialność za to konkretne wykroczenie.

Nie oznacza to automatycznego zamknięcia pozostałych kwestii. Nadal mogą pojawić się rozliczenia składek, podatków oraz roszczenia osoby zatrudnionej. Olga Szczepańska podkreśla, że okres naprawczy nie powinien służyć wyłącznie uniknięciu kary.

„Okno naprawcze nie powinno być traktowane jako sposób na techniczne uniknięcie odpowiedzialności”.

Część przedsiębiorców już korzysta z możliwości dobrowolnej zmiany umów. Od 8 lipca do 6 sierpnia inspektorzy odnotowali 201 przypadków przekształcenia umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę jeszcze przed zakończeniem ustaleń kontrolnych.

Audyt obejmuje grafiki, polecenia i sposób rozliczania obecności

Przegląd samych umów nie wystarczy. Olga Szczepańska wskazuje, że firma powinna sprawdzić także organizację pracy, zakres poleceń, przyznawane uprawnienia i benefity oraz sposób rozliczania obecności.

„Nie wystarczy jednak sprawdzić samej treści dokumentów”.

Równoległe prowadzenie etatów i kontraktów wymaga rozdzielenia procedur. Pracownicy zatrudnieni na umowie o pracę powinni mieć odpowiednio prowadzoną ewidencję czasu pracy, grafiki i wnioski urlopowe. Osoby świadczące usługi jako niezależni przedsiębiorcy nie powinny być bezrefleksyjnie obsługiwane według identycznego schematu.

To także obszar, w którym przydatne może być narzędzie do ewidencji czasu pracy, takie jak Symfonia inEwi. Sam system nie rozstrzyga jednak, jaki charakter ma współpraca. Może pomóc uporządkować dokumentację pracowników, ale nie zastąpi oceny tego, kto faktycznie kieruje pracą i ponosi odpowiedzialność za jej organizację.

Dane z ZUS i KAS mogą zmienić typowanie firm

Obecnie kontrole często rozpoczynają się po sygnale od osoby wykonującej pracę. Od 2027 roku większe znaczenie może mieć analiza danych po szerszej wymianie informacji z Krajową Administracją Skarbową i Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.

„Od 2027 roku, po uzyskaniu możliwości szerszej wymiany danych z KAS i ZUS, większego znaczenia może nabrać typowanie przedsiębiorstw do kontroli na podstawie analizy danych”.

Dla przedsiębiorców ważne są dwa terminy. Okres naprawczy kończy się 8 lipca 2027 roku, a w podobnym czasie system kontroli może w mniejszym stopniu zależeć od indywidualnych skarg. Wcześniejszy przegląd kontraktów pozwala więc nie tylko ocenić ryzyko kary, lecz także sprawdzić przyszłe koszty wynagrodzeń, składek i organizacji pracy.

Firmy z województwa łódzkiego mogą wystąpić do Głównego Inspektora Pracy o interpretację indywidualną. Opłata wynosi 40 zł. Ochrona wynikająca z interpretacji obejmuje jednak wyłącznie sytuację opisaną we wniosku, jeżeli odpowiada ona rzeczywistym warunkom współpracy. Wnioski i skargi z regionu obsługuje Okręgowy Inspektorat Pracy w Łodzi przy al. Kościuszki 123.

na podstawie: Urząd Miasta Łodzi.