Na wdrożenia systemów ERP decydują się firmy, które chcą w jednym miejscu zbierać dane z różnych działów – magazynu, produkcji, dystrybucji, działu handlowego, marketingu, HR-ów czy finansów. Dzięki scentralizowanemu rozwiązaniu zyskują szybszy i łatwiejszy dostęp do informacji, co przekłada się na szereg korzyści biznesowych.
Żeby jednak uruchomić system ERP dopasowany do potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa, trzeba znaleźć firmę, która wie, czym jest outsourcing IT, jak przygotować się do całego procesu, co zrobić po kolei i dlaczego opieka serwisowa ERP to podstawa. Jedną z takich firm jest Gecos, partner Comarch: https://gecos.pl. Tylko dzięki doświadczonemu kontrahentowi można przejść przez wdrożenie, unikając błędów. O jakich błędach mowa?
Nierozplanowanie prac
Jednym z najczęściej popełnianych błędów przy wdrożeniu systemu ERP jest brak harmonogramu. Każde tak duże przedsięwzięcie jak instalacja nowych rozwiązań wpływających na pracę całej firmy, wymaga dobrego rozplanowania. Najpierw należy gruntownie przeanalizować potrzeby przedsiębiorstwa i określić, co trzeba poprawić, żeby w ogóle móc działać. W proces muszą się zaangażować przedstawiciele wszystkich działów, których wdrożenie będzie dotyczyć. Nie można również zapomnieć o konieczności przeszkolenia ludzi, a tym samym przekonania ich do nowego systemu – to oni mają z niego korzystać na co dzień i muszą się swobodnie po nim poruszać.
Problemy komunikacyjne
Druga kwestia to problemy komunikacyjne. Zarówno klient, jak i firma zajmująca się wdrożeniem, powinni dbać o to, żeby maksymalnie szybko przekazywać informacje o ewentualnych problemach i wyjaśniać wątpliwości. Jednocześnie przed rozpoczęciem procesu należy poinformować wszystkich pracowników po co się to robi i wskazać im korzyści wynikające z instalacji nowego oprogramowania. Zaskakiwanie ludzi koniecznością nauki obsługi nowego systemu nie jest dobrym pomysłem.
Za duży pośpiech albo powolne działania
Przy wdrożeniach systemów ERP istotne będzie również tempo działania. Przeciąganie procesu może spowodować przestoje w inwestycjach lub utratę ważnych klientów, zaś zbyt duży pośpiech – skutkować niedostatecznym przetestowaniem rozwiązań albo nieprzeniesieniem wszystkich istotnych danych. Tu trzeba zachować balans i trzymać się harmonogramu.
Brak myślenia perspektywicznego
Co jeszcze jest ważne? Myślenie o przyszłości. Na etapie planowania wdrożenia warto uwzględnić zakładany kierunek rozwoju firmy. System ERP wdraża się raz na kilka a nawet kilkanaście lat. W tym czasie przedsiębiorstwo będzie się zmieniać. Z tego względu trzeba wybrać rozwiązania, które łatwo da się rozbudować o nowe funkcjonalności. Jeśli się tego nie zrobi, może się okazać, że po 5 czy 7 latach proces należy powtórzyć, co wiąże się z niepotrzebnymi dużymi kosztami.
